RESPONSABILITÉS
Gestion du processus d’achat des biens et services
Centraliser et traiter les demandes d’achat (items Forecast) des services et des biens non médicaux approuvés à travers le logiciel de traitement des approvisionnements (Integra),
En collaboration avec les demandeurs et le comité d’achat, préparer, publier et gérer les documents critiques d’approvisionnements y comprenant les RFQ et les RFP, les grilles d’analyses des offres, conformément aux procédures de IRC et des bailleurs de fonds;
Mener les négociations transparentes et documentées auprès des fournisseurs pour assurer qu’IRC est en train d’acheter au prix le plus réaliste possible ;
Préparer les bons de commande dans Integra, obtenir toutes les validations et/ou approbations internes et contractualiser par la suite avec les fournisseurs ;
Informer les différents départements sur l’évolution de traitement de leurs demandes d’achat ;
Contrôler la conformité des dossiers d’achat et définir les demandes de paiements avant transmission à la finance, s’assurer que l’ensemble des pièces est validé quantitativement et qualitativement conformément à la check list ;
A la réception de chaque demande d’achat (IF ou PR), assurer que son dossier est exclusivement créé sous boîte dans le dossier dédié à cette fin ;
Assurer qu’à chaque étape du traitement du dossier d’achat, la documentation est archivée sous Box dans le dossier convenablement ;
Assurer que toutes les commandes sont convenablement clôturées dans le système de gestion Integra et tenir à jour l’archivage des dossiers d’achats sur Box conformément au SOP en place.
Mener les négociations & Gestion des fournisseurs
Conduire des négociations durant le processus d’achats conformément aux procédures IRC et élaborer le procès-verbal après négociation ;
Fournir des conseils lors des négociations des prix et des autres clauses contractuelles si nécessaire à travers le comité de gestion ;
Conduire l’élaboration et la documentation (définition des indicateurs de performance clés pour l’évaluation des performances) sur les performances des fournisseurs tout en conduisant les négociations engagées ;
Assurer le développement et la capacitation des fournisseurs à travers des séances de sensibilisations ;
Assurer le développement des relations stratégiques avec les fournisseurs ;
Il (elle) s`assure qu`à travers un panel composé du comité d`évaluation des dossiers des appels d`offres, que les fournisseurs reçoivent, de manière documentée, des retours sur leurs performances et la qualité de leurs prestations;
Il (elle) s`assure être au courant et appliquer les règles et règlements des donateurs concernés;
Il (elle) Élabore et comprend la stratégie d’approvisionnement par catégorie développée dans le mécanisme de MPA/MSA.
Réaliser les études du marché
Lancer et conduire le processus des demandes d’information en amont des lancements des MPA/MSA ou tout autre processus d’appel d’offre;
Lancer et conduire le processus des demandes d’information pour les catégories d’articles qui ne sont pas couverts par le MPA/MSA;
Tenir la liste des fournisseurs issus des études du marché par catégorie d’articles (au minimum 3 par catégorie) ; ainsi que la liste des prix issus des études du marché;
Actualiser, une fois par an, la liste des prix.
Réaliser les diligences raisonnables avant toute contractualisation avec les fournisseurs
Assurer que le dossier de tout fournisseur qui contractualise avec l’IRC contient les diligences raisonnables à jour et valides obligatoires entre autres : l’ATC, le SamGov, check liste des fournisseurs radiés IRC, check publique, check références, rapports des visites, P16 et P42 remplis et signés; Assurer que tous les fournisseurs utilisés et à utiliser dans un futur proche sont déjà configurés comme tels sur la liste des vendeurs dans Integra sinon demander sa création conformément à la procédure en place.
Qualifications minimales :
Avoir un diplôme Universitaire en gestion de Matériels/Passation de marché et Logistique ou un diplôme de licence dans un domaine similaire comme le droit, l’administration et la gestion des affaires etc.
Expérience de deux années dans la passion du marché et ou de la logistique dans une organisation internationale ;
La gestion du changement ;
La capacité de gérer le risque SC et des opérations en général ;
Avoir une capacité de collaboration multifonctionnelle ;
Communication efficace avec les autres membres de l’équipe.
Avoir une capacité de résolution de problèmes ;
Compétences et aptitudes techniques
Bonne connaissance de l’outil informatique exigée (Excel, Word, power point, Outlook)
Connaissance pratique des procédures logistiques et pratiques de passation de marché ;
Compétences en gestion administrative démontrée ;
Bonnes capacités organisationnelles et de planification ;
Grandes capacités d’organisation, de négociation et de travail en équipe ;
Excellente maîtrise verbale et écrite du français exigée, y comprenant le vocabulaire des affaires; Maîtrise de l’anglais souhaitable ;
Niveau prouvé d`intégrité et de bonne réputation dans le processus d`achat des biens et des services avec les vendeurs.
Note pour le personnel de terrain IRC : « Engagement envers les clients : En s’engageant à mettre en œuvre une programmation orientée sur le client, l’IRC place les personnes qu’elle sert – ses clients – au centre de sa programmation et de ses services. Le personnel de l’IRC a un rôle important à jouer pour soutenir la mise en œuvre d’une programmation ciblée sur le client en sensibilisant la communauté et les clients aux mécanismes de retour d’information existants et à la manière de les utiliser, y comprennent les processus de réponse, l’accès et l’éligibilité aux services, et en contribuant à la création d’une culture institutionnelle qui incite le personnel à écouter les clients, à communiquer et à répondre à leurs demandes, à leurs commentaires et à leurs plaintes.
Normes de conduite professionnelle : Les travailleurs de l’IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l’IRC WAY – Standards de conduite professionnelle. Il s’agit de l’Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l’Égalité.
Sauvegarde : Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte d’IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et à la prévention de la fraude.
Conformément à la sauvegarde, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires/clients contre l’exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l’Anti-harcèlement dans le milieu du travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.
Employeur de l’égalité des chances : L’IRC est un employeur de l’égalité des chances. L’IRC considère tous les demandeurs d’emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’ état matrimonial, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.
Diversité, Inclusion et Egalité Genre : IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l’égalité des chances et considérant tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l’origine nationale, la religion, l’orientation sexuelle, l’identité de genre. , l’âge, l’état matrimonial, le statut d’ancien combattant ou le handicap. IRC s’est également engagé à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d’œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d’autres avantages de soutien.
PRÉSENTATION DU DOSSIER
Lettre de demande d’emploi (Maximum 1 page)
Curriculum Vitae à jour (Max 3 pages) à soumettre en Français ou en Anglais avec les noms, fonctions, numéro de téléphone et adresse électronique d’au moins quatre références professionnelles dont une référence professionnelle de RH et une brève explication de leur relation professionnelle avec vous (par exemple » mon superviseur direct » etc.). A noter qu’IRC se réserve le droit de contacter toute autre personne ayant travaillé avec le candidat lors de ses anciennes expériences.
Copies :Des diplômes, attestations des services rendus, recommandations provenant uniquement d’anciens employeurs, d’une pièce d’identité, de la carte de demandeur d’emploi obligatoirement délivrée par l’ONEM.
Toute personne vivante avec Handicap devra le signaler en en-tête de son CV en gras.
A compétences égales, la préférence sera donnée à une candidature féminine.
DEPOT DES CANDIDATURES : Du 07 au 24 novembre 2024 à 16h30
https://careers.rescue.org/us/en/job/req56053/PROCUREMENT-OFFICER
Seules les personnes dont la candidature aura retenue l’intérêt d’IRC seront contactées pour la suite du processus ;
Tout dossier de candidature non retenue sera détruit. IRC se réserve le droit de demander à voir les originaux des documents fournis par les candidats qui seront retenus.
En vue de soutenir la femme, IRC offre des conditions particulières à la femme en payant 14 Semaines des congés de maternité à 100%, Jusqu’au premier anniversaire de l’enfant, la mère a droit à un maximum de deux heures par journée de travail pour l’allaitement. Cette période de repos est rémunérée et comptabilisée comme temps de travail. Dans le souci de permettre aux staffs féminins IRC qui ont des bébés en âge d’allaitement de concilier leur responsabilité familiale avec les missions sur terrain, il sera autorisé à ces staffs de voyager à bord de véhicules IRC avec leurs bébés et si nécessaire avec une personne accompagnatrice.
Les employés IRC ont droit à deux jours des congés annuels. Le droit aux congés augmenté en fonction de l’ancienneté. La culture organisationnelle IRC offre un environnement de travail sûr et épanouissant pour tous ses employés avec des mesures de flexibilité orientées au bien être de son personnel. A ce titre, la grille salariale IRC demeure compétitive à tous les grades.
« Il est porté à la connaissance des candidats qu’IRC ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée aux numéros verts suivants 0829777572 et 0999972021, car contraire aux valeurs et aux pratiques de notre organisation. »
