Cadre organisationnel
Le poste est à pourvoir à la Section des achats du Service de la gestion de la chaîne d’approvisionnement de la Mission de l’Organisation des Nations Unies pour la stabilisation en République démocratique du Congo (MONUSCO), à Goma. L’adjoint(e) à l’approvisionnement relève du chef de l’approvisionnement par l’intermédiaire d’un agent d’approvisionnement ou d’un chef d’équipe.
Responsabilités
Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués et selon le lieu où il se trouve, l’assistant(e) aux achats FS-4 s’acquitte des fonctions ci-après :
• Fournir un appui en matière d’approvisionnement, de logistique et d’administration à une équipe de spécialistes des achats pour l’acquisition d’une grande variété de biens et de services.
• Examiner, enregistrer et classer par ordre de priorité les demandes d’achat et obtenir des informations et des documents supplémentaires selon les besoins ; détermination de la disponibilité des fournisseurs et des sources de financement.
• Suivre et rapprocher l’état des demandes existantes, rester en contact avec les fournisseurs pour assurer la livraison en temps voulu des biens et des services, coordonner l’expédition des biens, des produits et du matériel au Siège et aux missions sur le terrain. , vérifier la réception et l’inspection des produits livrables et établir des rapports précis, le cas échéant.
• Résout les questions/problèmes liés aux marchandises livrées, y compris les divergences entre les bons de commande et les articles/quantités expédiées ou reçues ; prépare et signe les formulaires de retour au fournisseur pour les marchandises inacceptables et/ou endommagées reçues.
• Produire des documents d’appel d’offres (par exemple, appels d’offres, demandes de propositions et demandes de devis) en fonction de la nature des besoins et du coût des marchés concernés.
• Examiner les offres, les offres et les propositions reçues en réponse et, le cas échéant, demander des éclaircissements aux invités en vue de l’établissement d’un curriculum vitae complet des offres.
• Établir des curriculum vitae d’offres et compiler les données contenues dans les devis, les propositions et les offres afin de déterminer quel fournisseur peut fournir les biens et services requis aux meilleures conditions et aux coûts les plus bas possibles, sous la direction des spécialistes des achats.
• Finaliser les bons de commande et les contrats pour approbation par le (la) Chargé(e) des achats ; autoriser, s’il ya lieu, les achats conformément au pouvoir de signature qui lui est délégué et, au besoin, préparer la soumission au Comité des contrats pour examen et approbation subséquente par le représentant autorisé.
• Aider les fonctionnaires concernés dans les opérations d’achat plus complexes et de plus grande valeur ; coordonne la distribution des documents pertinents aux parties concernées, assure les mesures de suivi appropriées, etc.
• Tenir à jour les bases de données et les fichiers internes pertinents ; assurer le suivi de tous les accords contractuels, contrats de systèmes, etc. et informer les utilisateurs concernés des droits et obligations contractuels.
• Rechercher, récupérer et présenter des informations provenant de diverses sources internes et externes sur les sources d’approvisionnement, les fournisseurs par produit, etc., et obtenir des spécifications pour les nouveaux produits et équipements sur le marché.
• Aide à la préparation et au traitement de la vente aux enchères des biens de la mission qui ont été radiés de l’inventaire par la Commission d’arpentage des biens de la section locale et du Siège, en veillant à ce que toutes les règles soient respectées. • Rédiger des correspondances courantes.
• S’acquitter de toutes les autres tâches qui pourraient lui être confiées.
Compétences
Professionnalisme : Connaissance confirmée et exposition à un domaine de travail de fond dans les domaines de toutes les phases des techniques et des opérations d’approvisionnement international utilisées dans la passation de marchés pour une gamme diversifiée de biens et de services. Être fier de son travail et de sess réalisation ; Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; Être consciencieux et efficace dans le respect des engagements, des délais et des résultats ; Est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; Faire preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; garder son calme dans les situations stressantes ; Prendre la responsabilité d’intégrer les questions de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines d’activité.
Planification et organisation : définir des objectifs clairs et compatibles avec les stratégies convenues ; Déterminer les activités et les tâches prioritaires ; Ajuster les priorités au besoin ; Allouer le temps et les ressources nécessaires à l’exécution du travail ; Prévoir les risques et tenir compte des imprévus lors de la planification ; Suivre et ajuster les plans et les mesures au besoin ; Utilisez le temps de manière efficace.
Orientation client : Considère tous ceux à qui des services sont fournis comme des « clients » et cherchent à voir les choses de leur point de vue ; Établir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; Identifier les besoins des clients et les jumeler à des solutions appropriées ; Suivre l’évolution de la situation à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients afin de se tenir informé et d’anticiper les problèmes ; Tenir les clients informés de l’avancement ou des revers des projets ; Respecter l’échéancier de livraison des produits ou services au client.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est exigé.
Emploi – Qualification spécifique
La certification CIPS 4 est requise. Une formation dans les domaines de l’approvisionnement, de la finance, de l’ingénierie, de la construction, de la logistique ou de la gestion des contrats est souhaitable. Il est souhaitable d’avoir suivi une formation en matière d’approvisionnement, y compris des certifications internationales telles que Prince 2 et SCOR-P.
Expérience professionnelle
Au moins six (06) années d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevé, dans le domaine des achats, des finances, de la comptabilité, de la gestion financière ou des contrats, de l’administration ou dans un domaine connexe.
Des connaissances et une expérience de l’utilisation d’outils de planification des ressources de l’entreprise (ERP) ou d’autres applications basées sur SAP, qui se concentrent en particulier sur les flux de travail des achats, de la chaîne d’ approvisionnement et des finances, sont souhaitables.
Une expérience des opérations sur le terrain pertinent du régime commun des Nations Unies ou d’une organisation internationale comparable ou des opérations de logistique militaire ou de chaîne d’approvisionnement est souhaitable.
La connaissance de MS Office et d’autres applications logicielles, par exemple Excel, Word, Visio ou Power Point, est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies. Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit est exigée. La connaissance du français est souhaitable.
