ADJOINTE ADMINISTRATIVE
Référence de L’Avis de Vacance / Emploi ID d’ouverture: 262570
RÉASE D’EMPLOIS / RÉSEAU du travail: Gestion ET Administration / gestion et administration
Famille d’Emploi / Famille d’emploi: administration / administration
Categorie et Classe / Catégorie et niveau: Service Mobile, FS-5 / Field Service, FS-5
LIEA D’AFFECTATION / Stationnement des droits: Kinshasa
Département / Bureau / Département / Office: Mission de stabilisation de l’organisation des Nations Unies en République démocratique du Congo
Date de publication / Date Publier: 10 AOût 2025/10 août 2025
Date Limite de candidature / Date limite: 23 AOût 2025/23 août 2025
Org. Définition et rapport
Ce poste est situé dans la mission de stabilisation des Nations Unies dans la République démocratique du Congo (Monusco), Stationnada Kinshasa au Bureau des droits de l’homme des Nations Unies. L’assistant administratif à ce niveau gérera efficacement et efficacement toutes les questions administratives liées au bureau, notamment la gestion des ressources humaines, le budget et la gestion des finances. En plus de fournir un soutien administratif général au personnel du bureau. L’assistant administratif relèvera du directeur adjoint de l’UNJHRO.
Responsabilités
Gestion des ressources humaines
- Coordonne les actions concernant les transactions liées à l’administration des activités des ressources humaines de la section / du bureau, par exemple, le recrutement, le placement, la relocalisation, l’évaluation du rendement, les examens de classification de l’emploi, la séparation des membres du personnel, la formation, etc., assurant la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU. Liaison avec les bureaux administratifs et des ressources humaines pertinents au besoin.
- Supervise la maintenance des fichiers d’annonce de vacance et garde une trace de l’état des annonces de vacance.
- Maintient les dossiers de l’état d’évaluation des performances de la section / bureau. Aide à formuler des réponses liées aux cas de réfutation.
- Conseille le personnel sur les questions de visa et autres règles et réglementations pertinentes; Coordonne l’induction et l’orientation des nouveaux membres du personnel dans la section / bureau.
- Fournit des requêtes de conseil et de réponses sur les procédures et processus de classification.
- Fournit des informations et des conseils au personnel / consultants en ce qui concerne les conditions de service, les tâches et les responsabilités, les privilèges et les droits en vertu des règles et règlements du personnel.
- Surveillette les tables de personnel de la section / bureau pour une variété d’activités de ressources humaines, par exemple, les nominations, les retraite, l’expiration des nominations, les réaffectations, les transferts et la circulation du personnel.
Budget et financement
- Fournit une assistance et une coordination expertes dans la préparation et le développement du plan de travail et du budget de la section / du bureau.
- Aide à surveiller le budget / plan de travail en ce qui concerne divers budgets, sur une base régulière, suggère des réallocations des ressources et de la mise en œuvre des réallocations si nécessaire.
- Collecte les données des bases de données pertinentes et préparez des rapports financiers personnalisés en cas de besoin.
- Examine, analyse et aide à la finalisation des estimations des coûts et des propositions budgétaires, en termes de personnel et d’exigences non permanentes pour la section / bureau, y compris les aspects programmatiques.
- Aide les gestionnaires à l’élaboration des exigences en matière de ressources pour les soumissions budgétaires.
- Surveille la mise en œuvre / les dépenses du budget et recommande la réaffectation des fonds si nécessaire.
- Examine et vérifie la disponibilité des fonds pour toutes les réquisitions garantissant que l’objet correct de dépenses a été facturé. S’assure que les attributions et les taux de change au sein des systèmes pertinents sont mis à jour régulièrement.
- Surveille les ressources extra-budgetaires, y compris l’examen des accords et des plans de coûts, en garantissant le respect des réglementations et des règles et des politiques et procédures établies.
- Aide à la préparation des soumissions de rapport de performance budgétaire de fin d’exercice.
- Aide à la finalisation des rapports de performance budgétaire, analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.
Administration générale
- Coordonne la fourniture de conseils, de formation et de supervision quotidienne à d’autres membres du personnel du domaine de la responsabilité.
- Fournit une assistance pour la rédaction des accords de pays hôte, des accords budgétaires et des contributions pour les subventions ou d’autres activités, le cas échéant.
- Identifie et résout divers problèmes et problèmes à mesure qu’ils surviennent, déterminant les actions appropriées.
- Coordonne beaucoup avec les unités de service et liaison fréquemment avec les membres de l’équipe interne au siège et dans la mission sur le terrain.
- Effectue d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins (par exemple, le programme de voyage opérationnel, la surveillance des comptes et des paiements aux fournisseurs et aux entrepreneurs individuels pour les services, la planification physique de l’espace et l’identification des besoins en technologie de bureau et la maintenance de l’équipement, des logiciels et des systèmes, organise et coordonnent des séminaires, des conférences et des traductions).
Compétences
- Professionnalisme: expérience substantielle et connaissance approfondie des fonctions administratives (par exemple, programme budgétaire / travail, ressources humaines, gestion des bases de données, etc.). Connaissances approfondies, concernant les règlements et règles du personnel de demande. Capacité à gérer les processus, à maintenir des enregistrements précis, à interpréter / analyser une grande variété de données et à identifier / résoudre les écarts de données et les problèmes d’activité. Expérience approfondie et familiarité avec le soutien administratif au front office des hauts responsables des Nations Unies; Degré élevé d’engagement pour assurer l’utilisation appropriée des ressources et actifs de SCM. Montre une fierté de travail et de réalisations; démontre la compétence professionnelle et la maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace pour respecter les engagements, observer les délais et obtenir des résultats; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles; montre de la persistance face à des problèmes ou des défis difficiles; reste calme dans des situations stressantes. Prend la responsabilité d’incorporer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
- Travail d’équipe: travaille en collaboration avec des collègues pour atteindre les objectifs organisationnels. Sollicite la contribution en évaluant véritablement les idées et l’expertise des autres; est prêt à apprendre des autres. Place l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel. Soutient et actes conformément à la décision du groupe final, même lorsque de telles décisions peuvent ne pas refléter entièrement la position propre. Partage le crédit pour les réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
- Orientation du client: considère tous ceux à qui les services sont fournis «clients» et cherche à voir les choses du point de vue des clients. Établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en obtenant leur confiance et leur respect. Identifie les besoins des clients et les correspond à des solutions appropriées. Surveille les développements continus à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour tenir informé et anticiper les problèmes. Tient les clients informés des progrès ou des revers dans les projets. Rencontre le calendrier pour la livraison de produits ou de services au client.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou équivalent est requis. Un certificat technique ou professionnel en services administratifs, financement, ressources humaines, administration des affaires ou gestion du personnel est souhaitable.
Qualification spécifique à l’emploi
Pas disponible.
Expérience de travail
- Au moins huit (8) ans d’expérience progressivement responsable au sein du système des Nations Unies ou du secteur privé dans le domaine de l’administration, des finances, de la comptabilité, des ressources humaines, de l’audit ou dans d’autres domaines connexes, dont trois (3) ans auraient dû être au niveau de surveillance.
- L’expérience et la familiarité avec le soutien administratif aux hauts fonctionnaires, y compris l’expérience dans le flux de travail d’un front office et la coordination avec des homologues internes et externes est nécessaire.
- Une expérience dans l’utilisation de l’inspira pour le recrutement est nécessaire.
- Les connaissances et l’expérience dans l’utilisation du système ERP telles que Umoja sont souhaitables.
- Une expérience dans les opérations internationales dans un environnement post-conflit est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. La maîtrise du français et de l’anglais (orale et écrite) est nécessaire.
