Chènes
Un-e Assistant (E) EXÉCUTIF (VE) ET GESTIONNAIRE DE L’INFORMATION
(OUVERTURE INTERNE & EXCERNE)
Le Comité International de la Croix-Rouge (CICR) est une organisation unie humanitaire indépendante, neutre et impartiale. Il est établi en République décratique du congo par l’accorde de siège du 27 Février 1982 (Ordonnance Loi n ° 83/014 du 1er Avril 1983), et a fils Siège à Genève, en Suisse.
Le cicr a coule mais de protéger et d’assassiner les victimes des conflits armés et les situations de violence. Il veille également à la promotion du droit international humanitaire et des principes du movement international de la Croix-Rouge et du Croissant Rouge. Le cicr est une organisation une à mais non lucratif et dispende entièment des contributions Qu’il reçoit pour expécuter son mandat humanitaire.
En vue de Renforcer Son Équipede geste de l’offre pour la rélégation de Kinshasa, le Cicr Souhaite Recruter Un-e Assistant (E) Exécutif (VE) et gestionnaire de L’information (Grade B3) Basé E à Kinshasa pour une de 12 MOIS AVEC POSSIBILÉ DE RENOUVELlement. La Date Souhaitée de Début pour le (la) Candidat (E) Qui Sera Sélectionné (E) EST LE 01 Avril 2025.
Responsabilités et Tâches Principales
L’assistant (e) Expécutive et Gestionnaire de l’Organisation de l’information Apporte un Soutien Administrative (de Haut Niveau) et supervise la geste de l’offre au sein de la rélégation. Elle / il est la personne de référence en matière de protocoles, correspondance et des ou des normes.
Responsabilités et tâches Spécifiques
1. Soutenir la gestion de l’AU (60%)
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- Filtre, priorise, partage et combinaison Les demandes d’orales / Écrites, Connait Les activités de la désamégation et comptède de la priorités et les défis en cas de la décvision.
- FAIT PARTIE DE L’ÉQUIPE DE COORDINATION; Participe aux discussions et assurent le Suivi de la Mise en ours des décrives et des stratégies.
- Signale (ou rappelle) les échéances, gère les mises à jour et reprogramme les événes dans les les oudiés.
- Superviser / gère les contacts Les internes et externces du gestion, à travers les ouvrants cicr et superviser la mise à jour des contacts des Autres Unités.
- Superviser les agendas et les agendas et organiser les Réunions des interlocuteurs interlocuseurs (Etat Major, RÉUNIONS Planification pour le résult, etc.) ou externes du gestion Ainsi que les aspects logistiques.
- Prend Les Pv Décisionnels et identifie / costume les dédais.
- Rédige / supervise en Anglais / Français la Protocolaire correspondance ou Informelle – De Manière Autonome – à la Signature du Management; Met en Page ET / OU Relite Leur Correspondance, les Rapports ou Autres Documents; Si Nécessaire.
- Prépare ou superviser la préparation des dossiers sur les particules (dossiers de briefing vers les visites du siège par ex.)
- Compiler / finaliser les documents de synthèse, les rapports periodiques.
- Assurez-vous les documents de la classe des parties et les documents de la gestion. Constituant, aliment et ferme les dossiers physiques et électroniques du gestion.
- Met en Boîte les Dossives Physiques du Management à Chaque Fin de Période et Tient L’Inventaire à Jour.
- Superviser ou assurer l’accueil des interlocuteurs du gestion et aide à l’organisation d’Événiments protocoles (réceptions, etc.).
- Contribue à la geste de projets / dossiers Spécifiques, à la demande et sous la supervision de la gestion.
- Contribue à l’élaboration du «plan de contingence» (archives de parties, protocole et geste de l’information) Si Nécesaire.
- Superviser Les Tâches de Secrétariat pour la gestion (photocopies, envoies, envoi Courrier à Genève ou dans les sous-sites, geste de l’économat, etc.).
- TIENT À JOUR LES Organigrammes OU Listes Utilisées dans La DÉLÉGATION OU S’ASSURE Que CELA SOIT FAIT PAR LE SERVICE EN CHARGE.
- Participe à l’organisation de visites de donations ou autotres interlocuteurs de Haut niveau.
2. Gestion de l’Office (20%)
- Superviser et s’assurer que le document tout électronique envoyé à la teambox de site ou tout document reçu à la chancellerie shet partaggé de manière pertinente avec les Personnes Conorises.
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- Rencontré à Jour l’Organisation de l’information Général dans les Outils de Référence (Team Space ou Autres).
- S’assure de la Mise à Jour pour la page Intranet de la Délégation et la Promeut – Ainsi que les Fonctionnalités Intranet – Auprès des Utilisateurs.
- Supposons les tâches d’accès manager
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En coordination Avec le-la Conseiller (e) en geste de l’office ou coordonnées de la geste de l’offre (IMCO):
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- Contribue à la activité à la mission en œvre de programmes / projets liés à la geste de L’information dans la rélégation principale et dans les sures-sites.
- Parcipe à la Rééflexion sur les nouvelles pratiques liés à la geste de l’information
- Est le relais des instructions / orientations / directives de l’unité Technologie et Gouvernance de l’Office.
- S’assure que les utilisateurs Comprennent les enjeu les modifications et les changements accompagnés.
- Etablit / révise les règles de communication, inclus dans les sures-sites.
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Supposons le Rôle de Site Record Manager (SRM); Endre les Unit Record Manager (URM) – Éventuellement Autres Utilisateurs – en le formant / mettant à niveau; Conseille / Donne du Support aux Unités / sous-sites pour assurer le Respect des Règles de Gestion des Records; Monitore le Travail accompli par les Unités / Sous-Sites, Fait Les rappels Nécesses et / OU assurent le Suivi; Si besoin, Fait Remonter Les Problhermes aU Management et au-à la Congseiller (E) en geste de L’information ou au coordonnée de la geste de l’offre (IMCO).
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- Expliquez, applique, et diffuse les règles en matière d’Archivie Intermédiaire des documents électroniques et papier; Assumez la responsabilité de la Mise en ŒUVRE DES PROCÉDURES D’ARCHIVIVE INTERMÉDIAIRE ET S’ASSURE DE LEUR TRAITATION; Veille au Respect des Règles en Matière de Conservation D’archives (Archive locale).
- SYSTÉMATIFICATION DU BUDE
- AU minimum une fois par an, visite ses sus-sites de façons autonome ou Avec le Soutien du-De la Congseiller (E) en geste de l’oou ou le coordonnain de la geste de l’offre (IMCO). si beesoin, pour s’assurer de L’application des Procédures de Gestion de l’Office et des sujets cités ci-nessous.
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3. Formation et support – Pôle de Compétences (en matière de correspondance, protocole
CICR, Utilisation des normes des ouvrages, Sécutée des documents et application des règles d’identité visuelle) – (10%)
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- SYSTÉMATIFICATION DU BUDED LOUVEUR Collaborateur sur les Sujets Précités, FORME AUCULATION LES UTILISATEURS ET VÉRIFIE Que Les Règles / Procédures Sont respectés.
Forme Les Unités et Les Assistant-es des Sous-Sites (ou Toute Autre Personne en charge) sur les Procédures des parents aux sujets précités et les cadades sur L’Application de Celes-Ci.
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- S’assure que les collaborateurs connaissent et mettent en pratique les règles en matière de correspondance et de protocole cicr; Proposer des adaptations des contextuelles si Nécessaire; S’assure que Toute la Protocolaire correspondant Sortant de la Délégation est Validee par la Personne Compétente; Connait et Fait Appliquer Les Règles en Matière de signatures dans la déséthégation.
- Maintient à Jour Ses Compétences sur les standards (de Messagerie, Partage, Record Manager, Intranet, etc.); S’implique danses tote évolution des pratiques ou des outils, se forme afin de mibys accompagner les modifications et transmet son savoir.
- Proposer / établit / met à Jour des Procédures pour l’utilisation, La Sécurité et la protection du Materiel Sensible (Papier en-Tête, Tampons Cicr, etc.) et Veille Au Respect de Celes-Ci.
- S’assure que la papeterie cicr (papier en-tête, enveloppes, etc.) est conforme aux règles en vigueur en mat.
- Organisez la coordination Avec le-la Congseiller (E) en geste de L’information / le coordonnée de la geste de l’offre (IMCO), Un Atelier de Gestion de l’Information sur les sujet Précités pour les relais de geste de l ‘Information.
4. Responsabilités en matIère de geste des ressources humains (10%)
* Superviser l’assistant Gestion de L’information et l’assistant administratif à kinshasa
* Verser son fils:
- Organisez des réunions des régulières verser les assureurs de coordination optimale et retransmetre les informations d’informations.
- Donne un feedback continu et reçoit les commentaires en rétro
- Mène et participe aux activités de gestion et de développement de la performance (PMD) dans le respect des Décais Cicr.
- Coordonne et encouragent le développement des compétence de son équipe en les cadrants et les conseillants des possibilités de formation et de développement internes et externces.
- S’assure que les descriptions de poste des employés suous sa supervision sont à jour; Sollicite Les commentaires et le Soutien du Département des Ressources Humaines et mec la conseiller (e) en geste de l’offre / coordonnée de la geste de l’offre (IMCO)
- Planifie et coordonne les congés annuelles de fils en veillant à la continuté des opérations tout au long de l’année, et en s’assurant à’il n’y ait pas de solde de congés payés en fin d’Annee.
- EST Responsable du Recrutement, de l’intrigration et de la Formation des Nouveaux Membres de Son Équipe.
Profil et compénces requises
- Diplôme d’Études Supérieur ou universitaire, minimum Bac + 5 (le Niveau Master Constituerait un Avantage), les Domaines de la Gestion d’Information, Gestion de Système d’Information, Gestion Administrative, Secrétariat de Direction, Gestion des Ressources Humaine, Informatique de geste, etc.
- 3-4 Années d’Eprémie dans la geste d’information / Système d’information, le Secrétariat de Direction, L’assistance AU Management, la Gestion Administrative d’Un Département y Compris Les Ressources Humains,
- EXERIENCE danse la geste de système et application de geste de L’information, la geste administrative des documents de DES;
- Excellent maîtrise du Français, La Connaissance du Lingala et de l’anglais Constituerait un avantage;
Excellents Connaissances Informatiques, Notamment des Logiciels Microsoft Office, SharePoint et IBM Lotus Notes;
- EXERIENCE DE TRAVAIL dans le domaine humanitaire, constituant un avantage;
- Capacité à Travailleur dans un contexte Multiculturel, aptitudes interpersonnelles et de communication;
- Capacité de la Planification, d’organisation et d’analyse;
- Capacité à Travailleur en équipe et de geste d’équipe;
- Discrétion, Sens Aigu de la Confidentialialité;
- Eprécience dans la Rérédaction de Courrier Protocolaires;
- Répondiable à effectif des déplacements sur les auteurs sites selon le beesoin;
- De Nationalité Congolaise.
Commentaire Postuler:
Complétez le Forulaire Au plus Tard le 12 Février 2025 Avant 17h00 sur le lien
Forulaire dérrutation 2025-01 / 05 Assist Exec et Gikin
NB:
- Les candidat.es qui ne compléteront pas le forulaire ne le lien ci-desus du seront pas considéré
- SEUL (E) S Les Candidat (E) S Présélectionné (E) S Seront ContactÉ (E) S.
- Et si vous les êtes Présélectionné.e pour l’Étape Suivante, Vous Serez recontacté.e par e-mail par notre équipe rh à qui vous devoyer envoyé dans les 72 heures vore cv et lettre de motivation pour la suite du processus selon les indications.
- Les Candidatures Féminines Ainsi que Celle des Personnes en Situation de Handicap Sont vivement encouragent.
- Le cicr n’exige de fins pendentif et ni aptrès le processus de recrutement.
