Candidature avant le 05 décembre 2024
Le PNUD a été identifié comme PR intérimaire pour le programme VIH et tuberculose financé par le Fonds mondial en RDC pour la période du 1er octobre 2024 au 31 décembre 2026. Le PNUD mettra en œuvre le programme en étroite coordination avec les partenaires nationaux, notamment les les programmes TB-VIH, les équipes nationales de pharmacie et de laboratoire, les ONG, les partenaires techniques, les agences des Nations Unies, le Fonds mondial (y compris l’agent local du Fonds), le CCM (Instance de Coordination Nationale), l’équipe d’appui du GFPHST et les unités des programmes et des opérations du PNUD. La gestion du programme sera effectuée conformément aux règles, politiques et procédures du PNUD, aux accords de subvention et aux accords entre le PNUD et le Fonds mondial.
Plus de 70% du budget de ladite subvention sera consacré aux achats de produits et d’autres biens et services. Les aspects logistiques inhérents à ses achats constitueront une grande partie des activités du projet. Afin d’assurer le bon déroulement de ces opérations et avec la célérité que cela implique, le Programme des Nations Unies pour le développement recrute Associé(e) à la Logistique, Biens et Services au sein du PMU.
Description des Tâches
Sous la supervision directe du Logisticien Suivi de stock national commande, Associé(e) à la Logistique, Biens et Services appuie dans la mise en œuvre des activités suivantes :
Achats
- Appuie le responsable des achats dans la préparation des plans d’achats
- Appuie le responsable des achats pour la préparation des documents nécessaires aux achats
- Appuie au suivi de la mise en œuvre du plan d’achat, et signale à l’unité les éventuels retards
- Crée les réquisitions pour le compte du Subvention
- Assurer la préparation et l’obtention des documents administratifs nécessaires à l’exonération douanière des produits, à l’enlèvement immédiat, ainsi que l’apurement des dossiers ;
Suivi des contrats
- Appuie au suivi pour l’ensemble des contrats signés par la PMU ‘unité Fonds Mondial, la fourniture des livrables par les fournisseurs, et signale tout retard ou anomalie à son superviseur
- Appuie au suivi du paiement des factures des différentes
Renforcement des capacités
- Appuie les sous récipiendaires dans la conception et la mise en œuvre de leurs plans d’achats
- Orienter et apporter une assistance aux bénéficiaires du projet pour tous les aspects liés à la logistique en travaillant en étroite collaboration avec l’unité des Achats du bureau Pays ;
Inventaires et documents
- Assurer la responsable des inventaires physiques des stocks (non médicaux) et organiser leur rendement
- Développement et maintien d’un système de classement central efficace ;
- Établir les inventaires des biens du projet et veiller à leur mise à jour régulière ainsi que les opérations de transfert des matériels et divers bien à la parte nationale ou aux divers bénéficiaires du projet.
- Produire les rapports des stocks mensuels et les rapports d’inventaire à soumettre au coordonnateur provincial du programme ;
- Préparer l’état de besoins en fournitures de bureau et produits d’entretien et assurer leur approvisionnement conformément aux règles et procédures du PNUD ;
- Planifier et organiser le stockage pour faciliter les opérations de réception et de distribution des fournitures et consommables ;
- Préparer et soumettre les rapports périodiques sur les inventaires des immobilisations et stock de fourniture de tous les projets du bureau ;
- Assurer un suivi et une maîtrise totale de tous les actifs du projet ;
- Gérer quotidiennement les biens et immobilisations sous contrôle du PNUD et s’assurer que tous les actifs sont enregistrés et inventoriés dans un fichier Excel (et téléchargé au Microsoft Teams) mise à jour et correctement renseignée.
- Tenir à jour les fiches de stock, enregistrer tous les mouvements de fournitures, approvisionnements et équipements
Logistiques et activités opérationnelles
- Appuyer la planification, la gestion et le suivi de toutes les opérations relatives à la logistique du Programme (achats et livraison des produits, acquisition du matériel informatique, fourniture de bureau, matériels roulants, mobilier de bureau, etc…)
- Appuyer et faire le suivi de l’organisation des ateliers, réunions et diverses rencontres organisées par le projet au niveau central et provincial ;
- Contribuer à l’organisation et à la supervision sur terrain des activités relatives à la logistique du programme plus particulièrement les opérations de frêt aérien et de transport routier, les déplacements sur terrain de l’équipe du projet ;
Gestion des voyages :
- En articulation permanente avec la direction des opérations du PNUD, les autres bureaux de projets, les assistants administratifs financiers des programmes et les partenaires donner un appui opérationnel et logistique à toutes les activités du programme, notamment formations, diverses missions de voyage et conférences;
- Etablir et faire signer les Ordres de missions du personnel du bureau ;
- Organiser efficacement tous les voyages à l’étranger et missions du bureau du PNUD en préparant les documents nécessaires pour les vols de la MONUSCO, de UNHAS et des voyages internationaux ;
- Obtenir auprès des agences de voyages avec lesquelles le PNUD a signé des LTA, des réservations, des factures proforma et faire les évaluations nécessaires afin de faire des choix optimaux de billets pour les voyageurs.
- Appuyer la gestion des matériels de TI sous supervision générale de l’équipe IT du bureau Kinshasa
- Appuyer le (la) Chargé(e) de l’Administration et des Finances dans leurs fonctions ;
- Accomplir toute autre tâche connexe demandée par la hiérarchie.
Plongeurs
- Appuyer le bureau pays dans le cadre des procédures d’audit, en particulier, fournit l’ensemble des pièces nécessaires à l’audit
- Toute autre tâche demandée par le superviseur
Le titulaire exécute toute autre tâche pertinente de son profil fonctionnel, jugée nécessaire au bon déroulement du projet.
Arrangement Institutionnel
L’Associé à la Logistique, Biens et services travaillera sous la supervision du Logisticien Suivi de Stock Commande Nationale.
Pour Postuler :
Les candidats intéressés sont priés d’aller au site du PNUD https://estm.fa.em2.oraclecloud.com/hcmUI/CandidateExperience/en/sites/CX_1/job/22234 recherchez les offres de la RDC, et soumettez leurs candidatures au plus tard le 05 décembre 2024.
