Annonce de poste
Nous recherchons un(e) Chef(fe) des finances dynamique et engagé pour soutenir les efforts de conservation du WWF RDC.
Sous la supervision du COO, le (la) chef(fe) des finances est responsable de tous les services financiers du bureau de programme du WWF en RDC, y compris la comptabilité et les finances.
Il/elle s’engage à travailler en collaboration étroite avec l’ensemble du personnel du programme, où qu’il se trouve. Son rôle implique la gestion de la planification financière, le développement de la stratégie, l’évaluation des investissements, la budgétisation, l’établissement de rapports et l’analyse afin de garantir que les finances de l’organisation sont utilisées de manière efficace pour atteindre les objectifs globaux.
Lieu : Kinshasa
Durée : 2 ans avec possibilité de renouvellement.
I. Fonctions principales :
- S’assurer qu’une stratégie de durabilité financière appropriée est mise en œuvre pour soutenir le développement du WWF RDC en tant que bureau national solide.
- Assurer la mise en place d’un programme annuel efficace et d’un processus de budgétisation suivant le plan annuel et le système de suivi (APMS), le plan stratégique et le système de suivi (SPMS) et prendre la direction de sa mise en œuvre annuelle.
- Assurer une gestion financière et une responsabilité de haute qualité en conformité avec les politiques du WWF, les réglementations locales et les exigences des bailleurs de fonds.
- Assurer le développement et la mise en œuvre d’un système, de processus/procédures et d’outils adéquats dans tous les sites du WWF dans le pays pour soutenir le programme.
- Assurer la gestion hiérarchique du personnel de l’unité financière.
- Participer au développement de la stratégie, de la politique, des procédures et des systèmes de gestion du WWF.
- Avec l’équipe des opérations et le soutien du comité de direction, assure la fourniture des rapports et des exigences de suivi pour le réseau WWF et toutes les parties prenantes, y compris les KPI, le tableau de bord, le suivi et les rapports des plans d’action annuels, le suivi et les rapports du système de gestion des subventions, etc.
II. Principales tâches et responsabilités :
A. Planification, budgétisation et prévision
- Diriger l’évaluation des coûts du plan stratégique du Bureau en collaboration avec les équipes de programme et établir un plan de viabilité financière mettant en évidence les principaux besoins et lacunes en matière de financement.
- Contrôler les performances réelles par rapport aux objectifs du plan de viabilité financière afin de s’assurer qu’elles sont atteintes.
- Porter à l’attention du Comité de direction et le conseiller sur tout risque financier majeur.
- Coordonner la préparation/révision des budgets annuels de tous les projets.
- Introduire les budgets finaux dans le système comptable prescrit.
- Coordonner et consolider les plans financiers annuels, à court et à long terme, les budgets et les prévisions, et préparer les analyses nécessaires.
- Analyser et commenter les écarts entre le budget et les réels de chaque projet à la fin de chaque trimestre. Cette tâche sera effectuée en collaboration avec le Chef des opérations (COO) et les responsables de projet.
- Soutenir la préparation des prévisions de dépenses annuelles pour chaque projet à la fin du premier semestre de l’année. Pour les dépenses du bureau national, cet exercice sera effectué trimestriellement. Il sera réalisé en collaboration avec le COO et les exécuteurs de projets.
B. Recouvrement des coûts
- Développer un système de recouvrement des coûts simple et transparent qui optimise le recouvrement et le partage équitable des coûts du bureau central auprès des projets bénéficiaires.
- Étendre ce système aux budgets/prévisions et aux dépenses réelles.
- Suivre et réconcilier le niveau de recouvrement des coûts et les taux de coûts administratifs appliqués et théoriques.
C. Comptabilité – Finances – Trésorerie
- Maintenir des niveaux de liquidités appropriés pour le bureau national et gérer la trésorerie et les comptes bancaires de manière efficace.
- Veiller à ce que les encaissements et les décaissements soient dûment étayés par des documents pertinents.
- Veiller à ce que tous les comptes bancaires et de trésorerie fassent l’objet d’un rapprochement mensuel correct et opportun.
- Coordonner les appels de fonds et le suivi des fonds.
- Assurer la disponibilité des fonds sur le terrain pour une mise en œuvre harmonieuse des activités du projet.
- Examiner la codification des mouvements bancaires avant leur saisie.
- Examiner la reconstitution des dépenses courantes et des comptes bancaires.
- Examiner la reconstitution des fonds de dépenses courantes.
- Examiner régulièrement la classification des pièces justificatives et des extraits bancaires.
- Élaborer des prévisions de trésorerie trimestrielles.
- Entretenir les relations avec les banques.
- Gérer les comptes d’avances et s’assurer qu’ils sont maintenus en conformité avec les procédures du WWF.
- Préparer une liste des régularisations à effectuer par projet pour les biens et services reçus mais non encore facturés à la fin de l’année fiscale.
D. Rapports
- Développer dans le système comptable des formats de rapports financiers internes adaptés aux besoins du projet.
- Établir un calendrier de rapports pour l’ensemble du bureau national et veiller à ce que les rapports financiers répondent aux exigences des donateurs.
- Préparer, examiner, approuver et distribuer les rapports financiers aux dates prévues au sein du WWF et avec les parties externes.
E. Audit (interne – externe)
- Préparer/faire préparer les documents et les comptes pour les audits.
- Travailler avec le gestionnaire des risques et de la conformité pour fournir la documentation et les réponses aux demandes d’audit.
- Veiller à la mise en œuvre rapide et efficace des recommandations des auditeurs.
F. Contrôles internes
- Maintenir un système de contrôle interne adéquat en examinant et en améliorant la structure et les processus financiers existants.
- Veiller à ce que les procédures financières pertinentes contenues dans les normes du réseau du WWF et dans le manuel financier international du WWF soient appliquées.
- Élaborer des procédures locales, si nécessaire.
- Proposer et mettre en œuvre des changements de procédures, si nécessaire.
- Coordonner la formation du personnel non financier afin de garantir une bonne gestion financière des projets et le respect des procédures du WWF et des donateurs.
- Maintenir un plan comptable approprié pour l’équipe financière afin de respecter les délais fixés par le WWF international.
- Superviser et contrôler les procédures de clôture trimestrielles et annuelles.
- Assurer la comptabilisation correcte de la clôture des subventions dans le système comptable.
- Assurer la conformité organisationnelle et légale, y compris le calcul et le paiement des impôts, l’enregistrement, les processus de protocole d’accord et la liaison.
G. Système de classement et de circulation des documents
- Revoir au moins une fois par an le système d’archivage et de circulation des documents financiers,
- Mettre en place de nouveaux systèmes ou modifier les systèmes existants si nécessaire.
- Vérifier et mettre à jour les programmes de reporting si nécessaire.
H. Gestion du personnel comptable et financier
- Planifier, organisateur et superviser le travail quotidien du personnel.
- Veiller à ce que le service comptable dispose en permanence d’un quota de personnel qualifié et, si nécessaire, proposer l’emploi de stagiaires ou d’intérimaires.
- Tenir à jour un calendrier des congés annuels pour le service.
- Élaborer les mandats des membres du service et les modifier si nécessaire.
- Veiller à ce que le personnel reçoive une formation technique adéquate pour la bonne exécution de son travail.
- Préparer les évaluations annuelles et autres du personnel et en discuter en présence de la personne concernée.
- Veiller à l’harmonie des relations entre les membres du service et entre le service et les autres départements/projets.
I. Paie
- Préparer le rapprochement mensuel des salaires avant tout paiement.
- Suivre et contrôler les remboursements d’acomptes, d’avances spéciales et/ou d’autres frais récupérables perçus par les employés du WWF.
III. Diplômes : requis
- Au minimum une licence (Master) ou un diplôme supérieur en comptabilité ou en finance ;
- Au moins 7 ans d’expérience dans un poste similaire de direction financière au sein d’un groupe international d’entreprises ou d’une ONGI. Une expérience de la gestion dans un environnement de services partagés est préférable ;
- Expérience confirmée de la direction efficace et de la supervision quotidienne d’un groupe de travail diversifié est requise ;
- Proactif, avec une expérience de travail sur plusieurs projets et livrables dans un environnement rapide et dynamique ;
IV. Compétences requises :
- Compétences démontrées en matière de leadership avec une excellente capacité à gérer des équipes financières et opérationnelles ; capacité à inspirer et à motiver le personnel et les partenaires externes ;
- Bonne connaissance des normes « IFRS, IAS et GAAP » et expérience de l’analyse des transactions.
- Solides compétences analytiques et capacités de réflexion structurée ;
- Aptitude démontrée à collaborer, à motiver et à promouvoir une équipe efficace et efficiente ;
- Aptitude avérée à établir et à maintenir des lignes de communication claires dans un environnement géographiquement dispersé et culturellement diversifié ;
- Capacité d’analyse, de hiérarchisation et d’exécution des tâches avec un minimum de supervision et dans des délais stricts ;
- La compréhension des institutions financées par des donateurs, en particulier les institutions de conservation, sera un avantage certain ;
- Personnalité imaginative (créative), flexible, amicale et coopérative ;
- Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit, est essentielle ;
- Maîtrise des outils informatiques requis ;
- Adhérer aux comportements de WWF : Viser l’impact ; écouter attentivement, collaborer ouvertement et innover sans crainte.
- Adhérer à la mission et aux valeurs du WWF : Courage, intégrité, respect et collaboration.
V. Commentaire postulateur :
Les candidats intéressés doivent envoyer par courriel une lettre de motivation (avec au moins 3 références) et un curriculum vitae à l’adresse suivante : [email protected] avec la mention : Chef(fe) des finances avant le 30 janvier 2025.
Nous vous remercions par avance de l’intérêt que vous portez à ce poste.
Veuillez noter que seules les personnes (de nationalité congolaise) dont la candidature est sérieusement envisagée seront contactées pour un suivi.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
Les candidatures féminines sont encouragées. Le WWF est un employeur qui respecte l’égalité des chances et s’engage à avoir une main-d’œuvre diversifiée.
